ДОКУМЕНТАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ СЕКРЕТАРІАТОМ КАБІНЕТУ МІНІСТРІВ УКРАЇНИ ПРИЙНЯТТЯ УПРАВЛІНСЬКИХ РІШЕНЬ
С.М. Серебрянський
/м. Київ/
ДОКУМЕНТАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ
СЕКРЕТАРІАТОМ КАБІНЕТУ МІНІСТРІВ УКРАЇНИ
ПРИЙНЯТТЯ УПРАВЛІНСЬКИХ РІШЕНЬ
Прийняття управлінських рішень, як стратегічних, так і поточних, залежить в першу чергу від повного та об’єктивного інформаційного і документаційного забезпечення керівника з окремого питання разом із запропонованим проектом рішення та аналізом можливих наслідків його прийняття.
Технологія і порядок прийняття рішень у системі державних органів виконавчої влади визначена Тимчасовим регламентом Кабінету Міністрів України, де зазначені процедури підготовки і розгляду Кабінетом Міністрів проектів таких рішень та робота з документами, а також Примірною інструкцією з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України, яка регламентує та уніфікує порядок документообігу в державних органах влади.
Роботу Кабінету Міністрів України - найвищого органу у системі виконавчої влади - забезпечує Секретаріат Кабінету Міністрів, роль якого полягає у забезпеченні процесу підготовки та прийняття рішень, зокрема:
1) надання секретарських послуг Кабінету Міністрів і урядовим комітетам, що передбачає організацію роботи з Прем'єр-міністром України та головами урядових комітетів над порядком денним відповідних засідань та інформування усіх членів Кабінету Міністрів про час проведення засідань та їх порядок денний;
2) забезпечення підготовки необхідних для засідань аналітичних документів, відповідальність за роботу з міністерствами щодо відповідності підготовлених документів встановленим вимогам, проведення потрібних консультацій, виявлення розбіжностей, винесення підготовленого аналітичного документа - незалежно від його якості - на розгляд на відповідному засіданні для прийняття відповідного рішення членами Уряду;
3) підготовка аналітичних та інших документів на замовлення Прем'єр-міністра або віце-прем'єр-міністрів у співпраці з відповідними міністерствами та окремими спеціалістами і здійснення власного аналізу необхідної інформації;
4) підготовка рекомендацій для Прем'єр-міністра та віце-прем'єр-міністрів щодо урядових процедур, що потребує постійного удосконаленням процесу прийняття рішень через належне інформаційне та документаційне забезпечення відповідно до потреб політичних лідерів;
5) ведення протоколів засідань Кабінету Міністрів та урядових комітетів та забезпечення передачі протокольних рішень відповідним міністерствам і відомствам, відповідальним за їх впровадження (це також вимагає контролю за рішеннями, що потребують додаткового розгляду Кабінетом Міністрів або урядовими комітетами та забезпечення вчасного винесення відповідних питань на порядок денний);
6) забезпечення втілення рішень Кабінету Міністрів у конкретні дії, що на практиці означає контроль за підготовкою нормативно-правових актів та виконанням протокольних рішень (Секретаріат має нести відповідальність за забезпечення підготовки нормативно-правових актів відповідними експертними та юридичними відділами міністерств і, за необхідності, спеціалістами юридичного управління Секретаріату);
7) оцінка всіх проектів нормативно-правових актів щодо відповідності їх політиці Уряду.
Важливим і водночас складним аспектом діяльності Секретаріату Кабінету Міністрів є його співпраця з міністерствами в процесі підготовки аналітичних документів для прийняття управлінських рішень, оскільки не завжди вдається дійти згоди з того чи іншого питання. Отже, нагальною потребою є розроблення нового формату аналітичного документа, який би не потребував повного консенсусу, а дозволяв враховувати різні, навіть протилежні точки зору. На нашу думку, це сприятиме удосконаленню процесів підготовки управлінських документів та дасть змогу готувати проекти рішень для Кабінету Міністрів з урахуванням різних точок зору і з аналізом наслідків прийняття рішення. Пропонований новий формат документа має включати чітке визначення проблеми, а також важливу додаткову інформацію, альтернативні варіанти розв'язання проблеми, аналіз аргументів за і проти кожного варіанту, описання можливих ризиків, короткий виклад позицій відповідних міністерств – зокрема, наявних розбіжностей.
Важливим для Секретаріату є також питання підвищення якості аналітичних документів, що готують міністерства для розгляду Кабінетом Міністрів та урядовими комітетами. Можливим розв’язанням проблеми може стати підготовка Секретаріатом документів, альтернативних міністерським.
Говорити про те, що запропоновані нами зміни в змозі розв’язати проблеми підвищення організаційної ефективності Секретаріату, передчасно. Поза сумнівом, впровадження нових процедур і технологій може викликати низку нових проблем, що потребують вирішення. Подолати такі проблеми та труднощі дозволить моніторинг якості прийняття управлінських рішень та постійне удосконалення інформаційно-документаційного забезпечення діяльності Секретаріату Кабінету Міністрів України.
