ДОКУМЕНТУВАННЯ НАУКОВО-ОРГАНІЗАЦІЙНОЇ ТА УПРАВЛІНСЬКОЇ ДІЯЛЬНОСТІ ІНСТИТУТУ ТЕОРЕТИЧНОЇ ФІЗИКИ ім. М.М. БОГОЛЮБОВА НАН УКРАЇНИ
Л.С. Герасименко
/м.Київ/
ДОКУМЕНТУВАННЯ НАУКОВО-ОРГАНІЗАЦІЙНОЇ ТА УПРАВЛІНСЬКОЇ ДІЯЛЬНОСТІ ІНСТИТУТУ ТЕОРЕТИЧНОЇ ФІЗИКИ ім. М.М. БОГОЛЮБОВА НАН УКРАЇНИ
Важливим джерелом при вивченні історії і роботи науково-дослідної установи є документи, що утворюються в процесі її діяльності. Комплекс науково-дослідної, науково-технічної, науково-організаційної та управлінської документації організує, систематизує і подає у фіксованому вигляді всебічну інформацію про діяльність установи за весь період її існування. Ці документи мають важливе значення для практичної роботи діловодних служб установи.
З метою кращого уявлення про склад документів, що відображають діяльність науково-дослідної установи, розглянемо документаційне забезпечення процесів управління Інституту теоретичної фізики НАН України ім. М.М. Боголюбова.
Інститут організований постановою Ради Міністрів УРСР від 5 січня 1966 р. № 21 та постановою Президії АН УРСР від 10 січня 1966 р. № 7. Засновником і першим директором інституту був видатний вчений, академік АН УРСР М.М. Боголюбов. У 1986 р. до складу інституту входили 11 наукових відділів і Львівське відділення. Інститут теоретичної фізики НАН України посідає чільне місце за низкою напрямів у теорії твердого тіла, теорії ядра і ядерних реакцій, математичних методів у квантовій теорії поля, теорії плазми, статистичної фізики, елементарних частин і астрофізики, квантової теорії молекул і квантової біофізики. З іменами вчених інституту пов’язані важливі досягнення сучасної теоретичної фізики. Проведені в інституті дослідження отримали широке визнання за кордоном, стимулювали нові експериментальні і теоретичні роботи.
Документування науково-організайційної та управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій.[1] В інституті визначено конкретний комплекс документів, передбачений номенклатурою справ, який необхідний і достатній для документування діяльності інституту.
Науково-організаційна і управлінська діяльність здійснюється шляхом видання розпорядчих документів. Такі документи в інституті представлені наказами директора з основної діяльності, постановами і розпорядженнями Президії НАН України, що стосуються діяльності інституту; розпорядчі документи, що надходять до установи від органів вищого рівня, доводяться до структурних підрозділів. Зазначені документи відкладаються в канцелярії інституту. Зокрема, в канцелярії Інституту теоретичної фізики ім. М.М. Боголюбова відклались накази директора з основної діяльності, листування з Президією НАН України.
Документи про наукову діяльність інституту (протоколи засідань Вченої ради, тематичні плани науково-дослідних робіт, робочі плани науково-дослідних робіт, річні звіти про наукову діяльність інституту, протоколи приймання та обґрунтування завершених науково-дослідних робіт) відкладаються у вченого секретаря.
Документи про міжнародне співробітництво відкладаються у групі міжнародних зв’язків. Це, зокрема, науково-технічні завдання закордонних відряджень співробітників інституту, звіти про прийом іноземних вчених.
Велика увага в інституті приділяється підготовці наукових кадрів. Про це свідчать документи Спеціалізованої вченої ради інституту: стенограми засідань ради, звіти про її роботу тощо.
Документація планово-виробничого відділу представлена штатним розписом і кошторисом інституту. У бухгалтерії складається звіт з фінансово-господарської діяльності. В інституті також діє профспілковий комітет, документи якого висвітлюють всі питання діяльності профкому.
Інститут теоретичної фізики НАН України проводить велику роботу за науковими темами. Провідні вчені інституту є членами різних профільних рад НАН. Співробітники інституту беруть активну участь у конференціях, зокрема міжнародних. Цю наукову діяльність відображає науково-дослідна документація: звіти по завершеним науковим темам, дисертації і автореферати, збірники тез конференцій, наукові праці, монографії, наукові праці співробітників інституту у вигляді препринтів. Щороку співробітники інституту публікують свої статті в зарубіжних виданнях, серед них - спільні роботи із зарубіжними вченими, про що свідчать тези, доповіді, статті в міжнародних виданнях. Наукові публікації інституту відомі практично у всіх вітчизняних і зарубіжних наукових центрах, що провадять дослідження з теоретичної фізики.[2]
Таким чином, документи з науково-організаційної та управлінської діяльності інституту є важливим джерелом всебічної інформації про його історію та діяльність за весь час існування. Ці документи мають велике значення для практичної роботи наукових архівів, а також для вивчення історії і діловодства установи.
[1] Архівна справа і діловодство в НАН України. Збірник законодавчих актів, нормативних і методичних документів. – К., 2002. – с. 78.
[2] Інститут теоретичної фізики. – К., 1986. – с. 10.
