ДОСВІД ОРГАНІЗАЦІЇ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ У ВУЗАХ: ПРИКЛАД ЄВРОПЕЙСЬКОГО УНІВЕРСИТЕТУ
В.С. Лаврус
/м. Київ/
ДОСВІД ОРГАНІЗАЦІЇ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ
У ВУЗАХ: ПРИКЛАД ЄВРОПЕЙСЬКОГО УНІВЕРСИТЕТУ
Організація електронного документообігу (ЕДО) навчальної документації потребує урахування специфіки навчального процесу закладу освіти. Переважно наявні пакети програм (програмні продукти компаній «Політек-Софт», «АйТи.Украина», «О.Т.С.» та ін.) зводяться до автоматизації фрагментів системи навчальної документації [1, с. 22] без урахувань вимог нормативних документів [2]. Також не враховано впровадження кредитно-модульної системи навчання [3].
Впровадження ЕДО в Європейському університеті (ЄУ) зумовило необхідність розроблення уніфікованих електронних форм службових документів різних груп навчальної документації - аналогів паперових форм. Водночас, наприклад, звітні електронні форми, на відміну від паперових, дають змогу оперативно підготувати зведений підсумковий звіт щодо успішності як за окремими студентами, так і у цілому за академгрупами, окремими кваліфікаціями, спеціальностями, кафедрами. Слід зауважити, що обрахування успішності ускладнюється у зв'язку з впровадженням у вузах кредитно-модульної системи навчання і функціонування відповідних електронних форм є необхідною умовою для організації навчального процесу.
Досвід використання електронних документів (ЕД) доводить, що розташування навчальної вузівської документації в електронному вигляді повинно відбивати зв’язки «факультет → кафедра → дисципліна → спеціальність». Таку структуру має розташування групи навчально-дослідних, навчально-методичних, навчально-організаційних та навчально-контрольних ЕД. Перші три групи доступні студентам та викладачам університету, остання - тільки викладачам. ЕД розташовані у локальній мережі та на зовнішньому сервері ЄУ. Кожен користувач, включаючи ректорат університету, мають персональний логін (мережеве ім’я) та пароль для користування локальною мережею. Доступ до ЕД на зовнішньому сервері не обмежується. Користувачі мережі поділені на групи з відповідними правами доступу, які сформовані, виходячи з політики інформаційної безпеки університету.
Навчально-дослідні, навчально-методичні та навчально-організаційні ЕД мають формат PDF та доступні для копіювання. З метою зменшення зовнішнього трафіку частина навчально-дослідних, навчально-методичних та навчально-контрольні ЕД розташовані у локальній мережі.
Навчально-методичні ЕД містять:
– робочі програми з дисциплін;
– робочі навчальні плани;
– інструкції з користування ЕД комп’ютерної мережі.
Для навчально-дослідних, навчально-методичних та навчально-організаційних ЕД обов’язковим є оформлення їх реквізитів. Вони дають змогу визначити приналежність ЕД, кількісні та якісні характеристики забезпечення навчального процесу.
З метою документування поточної та зведеної успішності студентів за кредитно-модульною системою в ЄУ розроблено уніфіковану електронну форму з назвою «електронний журнал» (ЕЖ). Його форму та порядок ведення унормовано Центром впровадження інформаційних технологій (ЦВІТ) ЄУ відповідно до структури «Положення про проведення експерименту з кредитно-модульної системи організації навчального процесу в Європейському університеті» [4]. З вересня 2006 р. ЕЖ використовується для електронного документування поточної та зведеної звітності з ведення навчального процесу за кредитно-модульною системою студентів I-V курсів денної форми навчання.
ЕЖ складається з ЕД (електронних таблиць, файлів), пов’язаних між собою. Таблиці поділяють на дві групи: файли академічних груп (мають назву <№групи.xls>); файли підсумкової звітності груп з дисциплін відповідних факультетів (мають назву <Students_Назва факультету.xls>). Місце розташування ЕЖ в комп’ютерній мережі ЄУ: <Jornal$ на "dc-0">.
Доступ до відповідних ЕД мають:
– до файлів академічних груп – викладачі відповідних дисциплін, методисти кафедр, навчальна частина, ЦВІТ;
– до файлів підсумкової звітності груп з дисциплін за факультетами – декани та методисти факультетів, навчальна частина, ЦВІТ.
Файли академічних груп розташовані в папках з відповідними назвами з дисциплін, що читаються на кафедрах, відповідно до структури робочих навчальних планів.
Назви папок кафедр з дисциплін мають транслітеровані назви відповідно до наказу ректора ЄУ «Про розподіл навчальних дисциплін між кафедрами університету».
Кожна папка кафедри містить файл розподілу дисциплін з їх переліком, транслітерованими назвами дисциплін та відповідних файлів, номерами груп та прізвищами і логінами викладачів.
Впровадження кредитно-модульної системи навчання зумовило необхідність розроблення бланків і відповідних уніфікованих електронних форм для їх виготовлення: наприклад, форма академічної довідки про успішність студента, додатки до дипломів. Для усіх ЕД впроваджено уніфікацію організації тексту.
Література:
1. Кулешов С.Г. Управлінське документознавство: Навчальний посібник. – К.: ДАКККіМ, 2003. – 57 с.
2. Про документи про освіту та вчені звання. Постанова Кабінету міністрів України №1260 від 12 листопада 1997 р.
3. Про проведення педагогічного експерименту з кредитно-модульної системи організації навчального процесу. Наказ Міністерства освіти і науки України № 48 від 23.01.2004 р.
4. Положення про проведення експерименту з кредитно-модульної системи організації навчального процесу в Європейському університеті. / за ред. першого проректора проф. Тимошенка З.І. – К.: Вид-во Європ. Ун-ту, 2005. – 37 с.
