ТЕОРЕТИЧНІ ЗАСАДИ ВИЗНАЧЕННЯ КОМПОНЕНТІВ ЕЛЕКТРОННИХ ДОКУМЕНТІВ У СУЧАСНОМУ ДОКУМЕНТОЗНАВСТВІ
О.В. Клименко
/м. Конотоп/
ТЕОРЕТИЧНІ ЗАСАДИ ВИЗНАЧЕННЯ
КОМПОНЕНТІВ ЕЛЕКТРОННИХ ДОКУМЕНТІВ
У СУЧАСНОМУ ДОКУМЕНТОЗНАВСТВІ
Питання визначення складу компонентів електронних документів (ЕД) є одним з найсуттєвіших для сучасного документознавства. Важлива складова підготовки документознавців - усвідомлення теоретичних засад визначення компонентів ЕД як основних фахових знань в організації електронних інформаційних ресурсів різних документно-комунікативних систем.
Традиційне співвідношення носія та інформації, властиве паперовому документу, порушується у випадку з ЕД. Наприклад, російський документознавець М.В.Ларін у своїх працях з проблем управління документацією в організаціях зазначає, що ЕД не прив'язані жорстко до певного носія інформації, як це було раніше з папером: вони можуть бути зафіксовані на різних типах носіїв.
В.А.Копилов розрізняє жорсткі носії інформації (папір, мікроносії і ін.) і віртуальні (дискети з перезаписом, пам'ять комп’ютера, електромагнітні коливання і т.п.) - на тій підставі, що інформацію до віртуальних носіїв не можна прив'язати жорстко, вона "мандрує” по них.
Проблемі визначення складу компонентів ЕД присвячено значну кількість наукових публікацій зарубіжних фахівців. Зокрема, у своїх працях вони виділяють три структурних компонента ЕД: зміст (інформація, що міститься в документі), структура (спосіб організації змісту документа - вид документа, розміщення і композиція його частин, спосіб кодування), контекст (зв'язок документа з іншими матеріалами).
Девід Бірмен пропонує відносити до складу ЕД метадані як необхідну умову підтримки об’єктивної сили поданої інформації та забезпечення довготривалого зберігання документів.
Міжнародним стандартом ІСО 15489-1103 виділено як обов'язкові елементи ЕД метадані, що містять відомості про структуру документа, його формат і взаємозв’язки, про діловий контекст (за яких умов документ був створений, отриманий або використаний - включаючи трансформації, дату і час трансформації, учасників цих змін), про посилання між документами.
Метадані, що є коротким описом вмісту ЕД, мають важливе значення для опису і забезпечення ефективного пошуку документів, створення архівів.
Існує декілька нормативних розробок з метаданих (Pittsburg, Indiana University, Monash University, RLG і ін.). Багато країн розробили національні стандарти метаданих, узявши за основу так зване Дублінськоє ядро (Dublin Core Metadata Initiative). Дублінськоє ядро містить 15 елементів опису інформації: заголовок (назва основна та альтернативна), автор (утворювач), предмет (тема і ключові слова), опис (зміст і реферат), видавець, співвиконавець, дата (створення, публікації, випуску, зміни, термін дії, доступності), тип ресурсу, формат (розмір і носій), ідентифікатор ресурсу, джерело, мова, зв'язки (чи ЕД є версією, має версію, заміщений, заміщає, потрібен, вимагає, є частиною, має частину, вказаний, указує, є форматом, має формат), обхват (просторовий і часовий), має рацію.
Основним функціональним завданням Дублінського ядра є підтримка багатоаспектного, різнопланового пошуку інформації за невеликою кількістю елементів опису ресурсів, що властиве поширеним інформаційно-пошуковим системам.
Провідні західні документознавці країн дальнього зарубіжжя, розглядаючи ЕД, пропонують виділити такі компоненти: носій інформації; фізична форма (конфігурація електронних систем і структура ЕД, відповідно до яких можливий технологічний доступ і прочитання документа); інтелектуальна форма (вид документа: текст, графіка, імідж, звук і т.п.) і його діловодні реквізити; відповідальні особи (автор, адресат, укладач, фондоутворювач - власник електронного простору в рамках інформаційної системи або мережі); дія (діловий процес, який документується); контекст (адміністративно-правові умови здійснення ділової операції); архівні зв'язки (зв'язок документа з попередніми і подальшими, що стосуються ділового процесу); зміст.
Російські архівознавці в значній кількості публікацій визначають чотири компонента ЕД: зміст (інформація, яка документується); контекст (ділові, правові, діловодні, технічні, архівні реквізити, в яких фіксуються різноманітні моменти створення і життя документа); метадані (технологічна інформація, необхідна програмному забезпеченню для управління даними і представлення документа в зручному для людини - декодованому - вигляді); носій інформації.
Оцінюючи з позицій сучасного документознавства запропоновані підходи до встановлення складу компонентів ЕД, слід зазначити, що спостерігається неправомірне виділення і розділення таких структурних елементів, як контекст (ділові, правові, діловодні, технічні, архівні реквізити) і метадані, оскільки для документознавства не має самостійного значення допоміжна системна інформація, а діловодні реквізити ЕД можуть міститися як безпосередньо в тексті ЕД, так і в системних властивостях ЕД (метадані).
Наприклад, в пункті меню «Властивості документа» в програмі MS Word (останні версії) можуть міститися як дані «Автор», «Назва», «Номер документа», «Дата запису», «Відповідальний», так і інформація, що зазначається при складанні документа. Також при роботі з документом у вказаній програмі автоматично фіксуються дата і час створення, редагування і зміни документа – реквізити, котрі можна розмістити і в тексті ЕД.
Таким чином, аналізуючи значну джерельну базу, ми доходимо висновку, що в структурі ЕД слід виділити три основні елементи: зміст, реквізити і носій, що в цілому відповідає прийнятому в документознавстві визначенню документа і визначенню ЕД.
Під змістом ЕД розуміють документовану інформацію, при цьому інформацією є «відомості про осіб, предмети, факти, події, явища і процеси незалежно від форми їх подачі».
Склад реквізитів ЕД допускає наявність реквізитів, передбачених відповідними чинними нормативними документами і стандартами. Зокрема, відповідно до уніфікованих вимог до ЕД є п'ять обов'язкових реквізитів: найменування організації-утворювача документа, місцезнаходження організації-утворювача документа (або поштова адреса), назва документа, дата виготовлення документа, код особи-утворювача або затверджувача документа.
Питанням, пов'язаним з носіями інформації та їх значенням в документно-комунікаційних системах суспільства, приділено достатньо уваги у публікаціях документознавців і в нормативних документах, аналіз яких показав: нарівні з науково-технічним прогресом та із зміною поколінь електронно-обчислювальних машин з'являються нові і модифікуються або зникають старі носії інформації. Це пов'язано з тим, що для відтворення ЕД, записаних на носіях, необхідні спеціальні апаратно-технічні засоби, і разом із зміною устаткування відбувається зміна носіїв, на яких записані документи.
Як носій ЕД розуміють матеріальний об'єкт, на якому інформація може бути записана і відтворена в електронно-цифровому вигляді. При аналізі носіїв ЕД можна прийняти таку вже певним чином визнану класифікацію носіїв інформації: перфоносії, магнітні носії (магнітна стрічка, гнучкий магнітний диск, постійний жорсткий магнітний диск), магнітооптичний диск, оптичний диск (CD-ROM, CD-R, CD-RW, DVD-R, DVD-RW), хоча до даної класифікація слід додати нові технологічні рішення в галузі сучасних комп'ютерних технологій (наприклад, флеш-карти).
Таким чином, ЕД є нерозривною єдністю трьох елементів: змісту, реквізитів і носія. Крім того, необхідно враховувати, що для створення і відтворення ЕД необхідні спеціальні програмні і технічні засоби, які необхідно розглядати в безпосередньому зв'язку з ЕД.
Література:
1.Ларин М.В. Развитие понятия "документ” // Делопроизводство. – 2000. - №1. - С. 5-9.
3. Копылов В.А. К вопросу об информационной собственности // НТИ Сер.1. Организация и методика информационной работы. – 1998. - №3. - С. 3-9.
4. Бирмен Д. Виртуальный архив – архив будущего // Вестник архивиста. – 1996. - №6. - С. 99-111.
5. Сокова А.Н. Соотношение бумажного и электронного документооборота в современной России // Документация в информационном обществе: проблемы государственного регулирования документационного обеспечения при переходе на электронные технологии: Докл. и сообщ. VIII междунар. науч.-практ. конф. – М., 2003. - С. 359-362.
