ТИПОЛОГІЯ СИСТЕМ УПРАВЛІННЯ ЕЛЕКТРОННИМ ДОКУМЕНТООБІГОМ
Г.О. Перехрест
/м. Київ/
ТИПОЛОГІЯ СИСТЕМ УПРАВЛІННЯ
ЕЛЕКТРОННИМ ДОКУМЕНТООБІГОМ
Автоматизація документообігу – одна з пріоритетних задач будь-якої організації незалежно від виду її діяльності, форми власності та обсягу документообігу.
На сьогоднішній день значна частина установ різного типу вже частково, рідше - повністю автоматизували процеси обробки та передачі документів в електронному вигляді. Та, на жаль, досі немає ґрунтовних публікацій, які б узагальнили накопичений досвід розробки, впровадження та використання систем електронного документообігу. Окрім того, вибір програмного забезпечення для автоматизації роботи з документами настільки широкий, що суттєво ускладнює прийняття рішення щодо впровадження електронного документообігу в установі.
Визначимо модель документообігу, за якою слід будувати систему управління електронним документообігом (СУЕД). Сьогодні найпопулярнішими є дві моделі СУЕД. Перша характеризується чіткою вертикальною спрямованістю, друга побудована на горизонтальній схемі. При виборі системи автоматизації необхідно провести докладний аналіз і визначити вихідні дані для розробки або впровадження СУЕД установи (головною складовою частиною тут може стати внутрішня інструкція конкретної установи з організації електронного документообігу та інші методичні рекомендації і нормативні документи, рекомендовані до розробки для кожної установи, яка готується до придбання й впровадження СУЕД). Відповідно до визначених ресурсів розробляється стратегія створення електронного офісу (комунікативної або системної моделі), особливо виділивши розробку СУЕД. Нова розробка потрібна тому, що далеко не завжди готовий програмний продукт буде задовольняти потреби даної установи, в якій існують свої правила, усталена практика роботи з документами, особливості її діяльності тощо. А тому існує низка вимог, яким має відповідати СУЕД незалежно від засобів створення, платформи, бази даних, мови написання, функцій та ін.
Необхідно визначитися з призначенням СУЕД та функціями, що мають бути закладені в систему. СУЕД доцільно класифікувати за двома принципами: автоматизація діловодства та автоматизація документообігу. Програмні продукти першого класу призначені для автоматизації діловодних процесів, тобто запровадження автоматизованої реєстрації документів, єдиної бази реєстрів вхідних, вихідних та внутрішніх документів, автоматизації контролю виконання документів та атрибутивного пошуку реєстраційно-контрольних карток у базі даних і називаються системами автоматизованого діловодства. Але даний клас систем - вузькофункціональний та використовується в установах, де немає необхідності в передачі електронних документів. В наш час такі системи вже не викликають великої зацікавленості у вітчизняного споживача.
Актуальним нині є впровадження електронного документообігу. Програмні продукти даного класу називають системами електронного документообігу. Окрім стандартних діловодних процесів, вони дають змогу керувати процесами створення, передачі і зберігання електронних документів та можуть бути розширені іншими функціями залежно від потреб споживача. СУЕД представлені широким асортиментом програмних продуктів, серед яких доволі важко обрати необхідний та визначити клас, до якого він належить. При визначення типів програних продуктів електронного документообігу необхідно звернути увагу на ознаки, за якими розрізняють СУЕД. Такими ознаками можуть бути: архітектура (дворівнева, трирівнева), сховище даних (MS SQL, Oracle), інтерфейс (веб-інтерфейс, заснований на технології Інтернет, що запускається за допомогою Інетрнет-броузера, або звичайний діалоговий режим), мова написання (Delphi, C++, Visual Fox Pro, SQL), функціональне призначення (автоматизація діловодства, керування електронними документами, електронний документообіг, кадровий облік і т.д.), технологія обробки даних (Workflow, Docflow, GroupWare, Workgroup, Knowleage, Content Management,), додаткові сервіси (Business Process Management System, Collaboration, Customer Relationship Management).
Отже, визначення та характеристика типів програмного забезпечення автоматизації діловодства є вагомою частиною прикладних досліджень, які проводяться в рамках Національної програми інформатизації.
