Документ Матеріал з Вікіпедії — вільної енциклопедії.
Документ (офіційне) — це засіб закріплення різними способами на відповідному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності та розумову діяльність людини.
Існує також інше визначення терміну:
Документ (за П. Отле) — це будь-яке джерело інформації, передання людської думки, знань незалежно від того, чи втілене воно в матеріально фіксованій формі або є провідником (передавачем) інформації в часі
Зміст [показати]
[ред.] Розуміння терміну
Поняття «документ» є центральним та фундаментальним у понятійній системі документознавства. Воно відображає ознаки реально існуючих предметів, що слугують об'єктами практичної діяльності створення, збору, аналітико-синтетичної обробки, збереженню, пошуку, поширенню та використанню документної інформації в суспільстві. Поняття «документ» широко використовується в усіх сферах суспільної діяльності. Майже в кожній галузі знання є одна або декілька версій його розуміння відповідно до специфіки тих об'єктів, яким надається статус документа. Воно розуміється по-різному в таких наукових дисциплінах, як інформатика, бібліотеко-, бібліографо-, архіво-, музеєзнавство. а також у відповідних спеціальних галузях діяльності — бібліотечній, музейній, архівній справі та бібліографії. Звідси його багатозначність, яка ускладнює спілкування та взаєморозуміння між спеціалістами документно-комунікаційної сфери.
Визначення загального значення поняття «документ» є головним завданням теоретичного документознавства (документології).
За тривалий історичний період значення поняття "документ" постійно змінювалося. До сьогоднішнього часу застосовуються різні визначення, то надаючи йому найширше значення, то звужуючи його розуміння до одного якого-небудь виду.
На міжнародному рівні загальним визнано визначення документа як записаної інформації, яка може бути використана як одиниця в документаційному процесі. Таке визначення розроблене та затверджене Міжнародною організацією зі стандартизації (ISO) за участю Міжнародної федерації бібліотечних асоціацій, Міжнародної федерації з документації, Міжнародної ради архівів, Міжнародної організації з інтелектуальної власності. Згідно стандарту ISO, інформація може бути записана будь-яким способом фіксування відомостей, за допомогою не тільки знаків письма, але й зображення, звука і т. п. Таке визначення дозволяє перерахувати до документів усі матеріальні об'єкти, які можуть бути використані для передавання інформації в суспільстві.
В Україні офіційно прийняті три визначення документа, зафіксовані в деяких Державних стандартах (ДСТУ):
ДСТУ 2392-94: "Документ - записана інформація, яка може розглядатися як одиниця під час здійснення інформаційної діяльності".
ДСТУ 3017-95: "Документ - матеріальний об'єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передавання в часі та просторі".
ДСТУ 2732:2004: "Документ - матеріальний об'єкт із інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передачі в часі та просторі".
У статті 27 Закону України «Про інформацію» говориться, що «Документ – це передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носієві». [ред.] Походження
Слово походить від латинського слова "docere" (знати, свідчити), від якого походять також слова доцент (docent) і доктор (doctor). Буквальний переклад слова "document" - свідоцтво, свідчення, посвідчення, джерело. [ред.] Властивості документа
Документ має певну кількість властивостей, які відрізняють його від інших об'єктів. Сукупність властивостей — цілісна система, яка виконує покладені на неї суспільством функції. Зв'язок між властивостями документа досить тісний, тому відокремити їх можна лише умовно. Найбільш значимі властивості наступні: 1) атрибутивність, тобто наявність невід'ємних складових, без яких він не може існувати; 2) функціональність — призначення для передачі інформації в просторі й часі; 3) структурованість — тісний зв'язок елементів і підсистем, що забезпечує єдність і цілісність документа. [ред.] Ознаки документа
Н. М. Кушнаренко визначила наступні основні ознаки документа [?]: 1) наявність семантики змісту, тобто документ є носієм думки, що передається знаками; сукупність послідовно розміщених знаків, які передають зміст документа (повідомлення), є його обов'язковою ознакою; 2) стабільна матеріальна (речова) форма документа мусить забезпечити йому довготривале зберігання й надати можливість багаторазового використання та переміщення інформації в просторі й часі; 3) за ознакою призначеність для використання в соціальній комунікації статус документа мають лише ті об'єкти, які первинно призначені для збереження та передачі інформації в просторі й часі, а отже, документи є носіями інформації, спеціально створені людиною для забезпечення певних комунікаційних цілей; 4) завершеність повідомлення, тобто документ не може бути повноцінним через фрагментарне незавершене повідомлення. [ред.] Функції документа [ред.] Сутнісна функція [ред.] Загальні функції
Інформаційна — документ створюється для передачі або зберігання інформації. Соціальна — задовольняє певну соціальну потребу. Культурна — засіб зв'язку між організаціями та суспільними структурами. [ред.] Спеціальні функції
Управлінська — за допомогою документа виконується управління підприємством. Правова — за документом закріплена юридична сила. Історична — надбання історії, матеріальне підтвердження того, що відбувалося у світі. ФУНКЦІЇ ДОКУМЕНТА - Полягають в суспільній ролі, соціальному призначенні, цілях і завданнях документів
ГОЛОВНА ФУНКЦІЯ - Найбільш узагальнююча функція, Полягає в здатності документазберігати і передавати (поширювати) інформацію у часі та / або просторі
ЗАГАЛЬНІ ФУНКЦІЇ - Характерні для всіх документів, незалежно від їх типу та виду Інформаційна функція - Полягає в здатності документа задовольняти потреби суспільства в інформації, тобто служити джерелом інформації, знань
ПІДФУНКЦІЇ Закріплення (фіксація) інформації Зберігання інформації Трансляція інформації
Комунікативна функція - Полягає в здатності документа бути інформативним засобом передачі, обміну, комунікації, спілкування, наступництва
ПІДФУНКЦІЇ Одновекторна комунікація - Проявляється в документах односторонньої дії: або зверху вниз, або знизу вверх Двовекторна комунікація - Проявляється в документах двосторонньої дії: договори, угоди, листування
Комулятивна функція - Полягає в здатності документа нагромаджувати, концентрувати, збирати і упорядковувати інформацію з метою її збереження для сучасного і майбутніх поколінь
СПЕЦІАЛЬНІ ФУНКЦІЇ - Властиві не всім, а певним видам і типам документів, де вони проявляються переважно залежно від соціальних потреб суспільства
Управлінська або регулятивна функція - Виконується документами, створеними з метою управління і в процесі його реалізації (закони, положення, статути, постанови, розпорядження, рішення, накази, протоколи, циркуляри, приписи, тобто офіційні ділові документи)
ПІДФУНКЦІЇ Матеріалізація управлінської дії - Є основним критерієм доцільності виникнення документа і завбачає його цінність як історичного джерела Організація інформації - Лише за допомогою документа інформація зберігається і передається у суворо визначеній формі Забезпечення функціонування і вдосконалення державної системи в цілому і кожної державної структури зокрема Забезпечення функціонування кожного члена даного соціального інституту і даного суспільства в його конкретній соціальній ролі
Пізнавальна (освітня) або когнітивна функція - Здатність документа служити засобом отримання і передачі знань для вивчення процесів і явищ природи та суспільства. Ця функція наявна в навчальних документах – підручниках, навчальних посібниках тощо, а також у наукових документах – монографіях, дисертаціях, авторефератах дисертацій, патентах тощо
Правова функція - Здатність документа служити засобом доказування, підтвердження яких-небудь фактів (відомостей). Ця функція властива офіційним виданням (конституція, закон, указ, а також історичні джерела, що служать засобом підтвердження)
Загально-культурна функція - Здатність документа сприяти розвитку культури суспільства, виступати засобом закріплення і передачі культурної традиції, засвоєння системи цінностей, естетичних норм, ритуалів, прийнятих у суспільстві. Такою функцією володіють літературно-художні видання, кіно-, відеофільми тощо Меморіальна (пам’яткова) функція - Здатність документа служити "зовнішньою пам’яттю" людини і суспільства в цілому, зберігати інформацію і передавати її від одного покоління до іншого. Ця функція властива документам-пам’яткам, що мають особливу соціально-культурну та історичну цінність (рукописні книги, рідкісні, особливо цінні і унікальні документи)
Гедонічна функція - Здатність документа служити засобом відпочинку, розваги, раціонального використання вільного часу. Такою функцією наділені твори художньої літератури, видання з мистецтва, листівки, кінофільми, відеофільми, компакт-диски, грампластинки, магнітні фонограми тощо
Статистична функція - Здатність документа відображати кількісну характеристику інформації, служити засобом реєстрації і групування в формалізованому цифровому вираженні інформації, пов’язаної з господарськими, демографічними та іншими соціальними процесами з метою їх аналізу, контролю та оптимізації
Функція історичного джерела - Здатність документа служити засобом засвідчення історичних подій, фактів, бути підставою дослідження історії розвитку природи та суспільства [ред.] Складові частини документа [ред.] Інформаційна складова [ред.] Знакова складова [ред.] Матеріальна складова [ред.] Структура документа
Документи розрізняють за структурними ознаками, вони можуть бути стандартні і нестандартні, що залежить від багатьох суб"єктивних і об"єктивних факторів. Стандартні документи- це документи, що мають однакову форму та заповнюються в певній послідовності й за суворо визначеними правилами. Нестандартні документи- створюються в кожному конкретному випадку для розв"язання окремих ситуацій, їх друкують або пишуть від руки. [ред.] Комунікаційні можливості документа [ред.] Список використаних джерел
1. Кушнаренко Н. Н., Документоведение / Н. Н. Кушнаренко. — 7-е изд., стереотип. — К. : Знання, 2006. — 459 с. : ил., табл. — Библиогр.: с. 457—459. — ISBN 966-346-148-9. 2. Палеха Ю. І., Загальне документознавство : Навч. посіб. / Ю. І. Палеха, Н. О. Леміш. – К. : Ліра-К, 2008. – 393 с. : іл., табл. — ISBN 978-966-96938-0-8. Сайт автора: "Управлінське, кадрове та загальне документознавство" 3. Швецова-Водка Г. М., Документознавство : Навч. посіб. / Г. М. Швецова-Водка. — К. : Знання, 2007. — 398 с. : іл., табл. — Бібліогр.: с. 389—398. — ISBN 966-346-294-9.
